الشراكات والرعايات – الحضور داخل الفعاليات

خالد مدير تسويق في شركة أطعمة خفيفة. الإدارة وافقت على ميزانية لحضور الشركة داخل فعالية في الموسم : بوث، وعيّنات مجانية، ولوجو على لوحة الرعاة. الزحمة كانت كبيرة، والفريق وزّع آلاف العيّنات، والصور طلعت حلوة. بعد الموسم، الإدارة سألت: “رجعلنا إيه؟”.  

خالد ما كانش عنده رقم واحد غير عدد العيّنات. 

محدش ساب بياناته، ومفيش كود اتستخدم، ومفيش طريقة تربط اللي حصل في البوث بأي طلب بعده. المشكلة مش إن الحضور كان غلط. المشكلة إن التفعيل اتصمم عشان يتشاف، مش عشان يتقاس.

الحضور داخل فعاليات موسم الرياض بيبقى استثمار لما تختار شكل الحضور المناسب لحجمك: رعاية رسمية، أو رعاية فعالية أو منطقة، أو تفعيل داخل فعالية، أو شراكة مع جهة مشاركة، أو فعالية خاصة بيك بتصريح. وبعدين تصمم التفعيل حوالين ٣ حاجات: تجربة بيعيشها الزائر، وطريقة يسيب بيها بياناته بموافقته، وكود أو رابط خاص بالتفعيل بيربط اللي حصل في المكان بالطلبات بعده. وأي استخدام لعلامات الموسم بيتحدد في عقد الشراكة نفسه، بموافقة كتابية.

 

لماذا لا يتحول الحضور في الفعاليات إلى نتائج؟

ابدأ من التشخيص: أغلب الحضور في الفعاليات بيتقاس بحاجات سهلة العد: عدد الزوار حوالين البوث، وعدد العيّنات، وعدد الصور. ودي كلها مؤشرات نشاط، مش نتائج.

النتيجة الحقيقية هي اللي بيحصل بعد ما الزائر يمشي: هل افتكر الاسم؟ هل ساب بياناته؟ هل اشترى؟ ولو التفعيل ما اتصممش من الأول عشان يجاوب على الأسئلة دي، مفيش أي أداة بعد الموسم هتجاوب عليها.

وفيه سبب تاني: الزحمة في الفعاليات الكبيرة عالية، والزائر بيعدّي على بوثات كتير. البوث اللي مفيهوش تجربة واضحة وسبب يخلّي الزائر يسيب بياناته، بيبقى مجرد إعلان مكلف.

ما أشكال الحضور المتاحة داخل فعاليات الموسم؟

الشكل	مناسب لمين	بتاخد إيه	التحكم في البيانات والقياس
رعاية رسمية للموسم	علامات كبيرة بميزانيات كبيرة	ظهور واسع وحقوق محددة في العقد	حسب بنود العقد
رعاية فعالية أو منطقة	علامات متوسطة لكبيرة	ظهور داخل فعالية محددة	متوسط، حسب المنظم
تفعيل داخل فعالية (بوث أو تجربة)	أغلب العلامات	تجربة مباشرة مع الزائر	عالي لو اتصمم صح
شراكة مع جهة مشاركة	متاجر ومطاعم وعلامات صغيرة	حضور عبر شريك موجود فعلاً	متوسط، حسب الاتفاق
فعالية خاصة بيك	علامات عندها قدرة تنظيم	تحكم كامل في التجربة	عالي، وبتحتاج تصريح

على مستوى الرعاية الرسمية، الخطوط السعودية أُعلنت شريك رسمي مميز لموسم الرياض ٢٠٢٥ بعقد لـ٣ سنين، ودي مثال على المستوى الأعلى من الشراكات. أغلب المتاجر والعلامات المتوسطة هتلاقي فرصتها الحقيقية في التفعيل داخل فعالية أو الشراكة مع جهة مشاركة.

ما الذي يحكم الرعاية والتفعيل نظامياً؟

علامات الموسم بموافقة كتابية

الهيئة العامة للترفيه حذّرت من استخدام العلامات التجارية لموسم الرياض في أي غرض تجاري من غير موافقة، وقالت إن أي استخدام مباشر أو غير مباشر محتاج موافقة كتابية منها، وهي اللي بتحدد شروط الاستخدام.

يعني: كونك موجود جوه فعالية مش معناه إنك تقدر تحط شعار الموسم في إعلاناتك. حقوق استخدام العلامة لازم تكون مكتوبة في عقد الشراكة، بحدودها: فين، وإزاي، ولحد إمتى.

التراخيص والتصاريح

الهيئة العامة للترفيه بتصدر تراخيص وتصاريح متعددة، منها تصريح فعالية ترفيهية، وتصريح عرض ترفيهي، واعتماد بيع التذاكر، واعتماد تنظيم وإدارة الحشود. لو هتعمل فعالية خاصة بيك، اتأكد من التصريح المناسب قبل أي إعلان. ولو هتشارك داخل فعالية حد تاني، اتأكد من المنظم إيه المسموح وإيه محتاج موافقة.

بيانات الزوار

أي بيانات بتجمعها من الزوار (رقم، أو إيميل، أو اسم) لازم تكون بموافقتهم الواضحة، ومعروف هتستخدمها في إيه، حسب نظام حماية البيانات الشخصية. ولو هترفعها بعد كده للمنصات الإعلانية، الموافقة لازم تغطي ده.

العروض والمؤثرين

• أي تخفيض في التفعيل محتاج ترخيص من وزارة التجارة ورقمه يظهر.
• أي مؤثر بتتعاون معاه في محتوى مدفوع عن التفعيل لازم يكون معاه رخصة «موثوق».
• علم الدولة وشعارها ممنوعين تجارياً في البوث والتصاميم والهدايا.
• متكتبش “العدد محدود” على هدايا التفعيل إلا لو ده حقيقي.

كيف تصمم تفعيلاً يمكن قياسه؟

صمّم التفعيل حوالين ٣ طبقات:

التجربة

حاجة الزائر يعملها، مش بس يشوفها: يدوق، أو يجرّب، أو يلعب، أو يصوّر. التجربة لازم تكون مرتبطة بالمنتج، مش لعبة عامة. الزائر اللي جرّب المنتج بيفتكره أكتر من اللي شاف لوجو.

الالتقاط

سبب واضح يخلّي الزائر يسيب بياناته بموافقته: كود تخفيض بعد الموسم (بترخيص)، أو هدية بتوصل البيت، أو نسخة رقمية من صورته في البوث. ورمز QR بيودّي لصفحة هبوط خاصة بالتفعيل، فيها الموافقة واضحة.

الربط

كود خاص بالتفعيل، ورابط فيه UTM خاص بيه، عشان أي طلب بعد الموسم يتنسب للتفعيل. من غيرهم، مستحيل تفرق بين طلب جه من البوث وطلب جه من إعلان.

مثال توضيحي: كيف تحسب عائد التفعيل؟

ده مثال توضيحي بأرقام افتراضية، والحسابات معمولة بكود. شركة صرفت ٦٠٬٠٠٠ ر.س على تفعيل داخل فعالية (المكان، والتجهيز، والفريق، والعيّنات).

• النسخة من غير التقاط ولا كود: العيّنات اتوزعت، بس العائد المقاس صفر، مش لأنه صفر فعلاً، لكن لأن مفيش أي طريقة تعرفه.
• النسخة بـ QR وكود خاص:
  • زار البوث حوالي ٣٬٠٠٠ شخص.
  • ٦٠٠ منهم سابوا بياناتهم بموافقتهم (٢٠٪)، يعني تكلفة الزائر المسجّل ١٠٠ ر.س.
  • كود التفعيل اتستخدم في ٢٤٠ طلب خلال فترة القياس، بمتوسط طلب ٤٥٠ ر.س.
  • الإيراد المنسوب للتفعيل: ٢٤٠ × ٤٥٠ = ١٠٨٬٠٠٠ ر.س.
  • الإيراد ÷ التكلفة = ١.٨، وتكلفة الطلب الواحد ٢٥٠ ر.س.

خلّي بالك إن الإيراد مش ربح. اطرح تكلفة المنتجات عشان تعرف الربح الحقيقي. وخلّي بالك برضه إن الكود بيقيس جزء من الأثر بس، لأن ناس كتير هتشتري من غير ما تستخدمه. بس الجزء ده هو اللي تقدر تدافع بيه أمام الإدارة بالأرقام.

 

مقارنة: حضور للظهور مقابل حضور للنتائج

العنصر	حضور للظهور	حضور للنتائج
الهدف	“نكون موجودين”	عدد مسجّلين وطلبات محدد مسبقاً
التجربة	بانر وعيّنات	تجربة مرتبطة بالمنتج
البيانات	مفيش	تسجيل بموافقة عبر QR
الربط بالمبيعات	مفيش	كود ورابط UTM خاصين بالتفعيل
علامات الموسم	اجتهاد	حسب عقد الشراكة بموافقة كتابية
المتابعة	بعد ما الموسم يخلص	رسالة للمسجّلين خلال أيام
التقرير	صور وعدد عيّنات	تكلفة المسجّل وتكلفة الطلب والإيراد

خطوات التخطيط للحضور داخل فعاليات الموسم

1. حدد الهدف بالأرقام: عدد المسجّلين، وعدد الطلبات من الكود، والإيراد المستهدف.
2. اختار شكل الحضور المناسب لميزانيتك وقدرتك على القياس.
3. اتأكد من المنظم والتصاريح: إيه المسموح، وإيه محتاج موافقة، وإيه حقوق استخدام العلامات في العقد.
4. صمّم تجربة مرتبطة بالمنتج، مش لعبة عامة.
5. جهّز صفحة هبوط خاصة بالتفعيل فيها نموذج تسجيل بموافقة واضحة.
6. جهّز كود خاص ورابط UTM خاص، وأي كود تخفيض ليه ترخيص.
7. درّب الفريق على التجربة وعلى طلب التسجيل بطريقة محترمة.
8. تابع المسجّلين خلال أيام برسالة مرتبطة باللي جرّبوه.
9. احسب النتائج: تكلفة المسجّل، وتكلفة الطلب، والإيراد ÷ التكلفة، وقارنها بقنواتك التانية.

 

قائمة التحقق

☐ الهدف مكتوب بالأرقام: مسجّلين، وطلبات، وإيراد.

☐ اخترت شكل الحضور المناسب لميزانيتك وقدرتك على القياس.

☐ اتأكدت من المنظم إيه المسموح في التفعيل.

☐ حقوق استخدام علامات الموسم مكتوبة في العقد بموافقة كتابية، أو مش هتستخدمها.

☐ لو فعالية خاصة بيك، معاك التصريح المناسب من الهيئة العامة للترفيه.

☐ التجربة مرتبطة بالمنتج نفسه.

☐ صفحة الهبوط فيها نموذج تسجيل بموافقة واضحة على الاستخدام.

☐ فيه كود ورابط UTM خاصين بالتفعيل.

☐ أي كود تخفيض ليه ترخيص من وزارة التجارة ورقمه ظاهر.

☐ أي مؤثر في محتوى مدفوع عن التفعيل معاه رخصة «موثوق».

☐ مفيش علم أو شعار دولة في البوث أو الهدايا أو التصاميم.

☐ الفريق متدرّب على التجربة وطلب التسجيل.

☐ رسالة المتابعة جاهزة وهتتبعت خلال أيام.

☐ حسبت تكلفة المسجّل وتكلفة الطلب والإيراد ÷ التكلفة بعد الموسم.

 

الخطوة اللي بعد التفعيل

التفعيل بيجيب زائر جرّب المنتج، والخطوة الجاية إنك توصله تاني. شوف إزاي تستهدف شرائح زوار الموسم برسائل مختلفة، وإزاي تبني هوية بصرية تناسب أجواء الموسم عشان البوث يبان شبه براندك، وإزاي تحسّن صفحة الحجز لو بتبيع تذاكر.

وعشان ترجع للإدارة بأرقام مش صور، جهّزنا لك هدية فيا المجانية — حاسبة عائد الرعاية والتفعيل : ملف إكسل بتقارن فيه أشكال الحضور، وتحط تكاليف التفعيل، وتسجّل الزوار والمسجّلين واستخدام الكود، فيحسبلك تكلفة المسجّل وتكلفة الطلب والإيراد ÷ التكلفة. .

لو عايز تخطط تفعيل في الموسم يتقاس من أول يوم، احجز تحليلك الذكي المجاني.

الحضور داخل فعاليات الموسم مش لوجو على لوحة رعاة. هو تجربة بيعيشها الزائر، وبيانات بيسيبها بموافقته، وكود بيربط اللي حصل في المكان بالطلبات بعده. صمّم التفعيل عشان يتقاس من أول يوم، وخلّي حقوق العلامات مكتوبة في العقد. ساعتها هترجع للإدارة بتكلفة المسجّل وتكلفة الطلب، مش بصور وعدد عيّنات.

 

أسئلة شائعة

• إزاي أشارك كراعي في موسم الرياض؟

فيه أكتر من شكل: رعاية رسمية للموسم، أو رعاية فعالية أو منطقة، أو تفعيل داخل فعالية، أو شراكة مع جهة مشاركة. اتواصل مع منظم الفعالية أو الجهة المسؤولة، واتأكد إن حقوق استخدام العلامات مكتوبة في العقد.

• ينفع أستخدم شعار موسم الرياض لو عندي بوث داخل فعالية؟

مش تلقائياً. الهيئة العامة للترفيه قالت إن أي استخدام مباشر أو غير مباشر لعلامات الموسم لأغراض تجارية محتاج موافقة كتابية منها. وجودك داخل الفعالية مش بيديك الحق ده، إلا لو كان مكتوب في عقد الشراكة.

• إيه هو التفعيل (Activation) في الفعاليات؟

هو تجربة بتقدمها علامتك للزوار داخل الفعالية، زي التذوق أو التجربة أو لعبة مرتبطة بالمنتج، بدل الظهور باللوجو بس. التفعيل الناجح بيجمع بيانات الزوار بموافقتهم، وبيربط الحضور بالمبيعات بكود خاص.

• إزاي أقيس عائد الرعاية والتفعيل؟

حدد هدف بالأرقام قبل الفعالية، واستخدم تسجيل بموافقة وكود ورابط UTM خاصين بالتفعيل. بعدها احسب تكلفة المسجّل، وتكلفة الطلب، والإيراد ÷ التكلفة، واطرح تكلفة المنتجات عشان تعرف الربح الحقيقي.

• هل لازم آخد تصريح عشان أعمل فعالية في الموسم؟

الهيئة العامة للترفيه بتصدر تصاريح للفعاليات والعروض الترفيهية. لو هتنظم فعالية خاصة بيك، اتأكد من التصريح المناسب قبل أي إعلان. ولو هتشارك جوه فعالية حد تاني، ارجع للمنظم في المسموح.